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Você já se sentiu frustrado(a) com alguma entrega ou tarefa que pediu para alguém e que não foi realizada conforme imaginava ou esperava? Muitas vezes, pode até ter sido feita de forma totalmente oposta ao que você queria. Isso geralmente acontece por falta de clareza na comunicação.
Já passei por essa situação várias vezes em minha rotina de trabalho na Scarpini. No entanto, depois que aprendi e comecei a aplicar 4 perguntas essenciais em todas as tarefas que delego, esse desafio foi solucionado.
Compartilho com você nesse artigo, as 4 perguntas para ajudar a melhorar a clareza na delegação de suas tarefas:
1. “O que eu quero (de forma clara)”
A primeira e mais importante pergunta é: O que exatamente você quer? É crucial ser claro e específico sobre o que você deseja. Evite generalidades e seja detalhado nas suas instruções. Quanto mais clara for a sua comunicação, maior a chance de a tarefa ser executada conforme o esperado.
2. “Por que isso é importante?”
A segunda pergunta que você deve responder ao delegar é: Por que essa tarefa é importante? As pessoas precisam entender o motivo e a importância por trás da tarefa. Embora você saiba a relevância, a pessoa que está executando pode não ter essa percepção. Explicar o porquê dá sentido ao trabalho e motiva quem está realizando a tarefa.
3. “Qual é o resultado que espero?”
A terceira pergunta é: Qual é o resultado que você espera? Se há uma cobrança de um cliente, por exemplo, você pode querer que a pessoa responda a um e-mail ou forneça um retorno específico. Quando a pessoa entende o resultado esperado, ela pode encontrar formas de atingir esse objetivo, talvez até mais eficazes do que as que você inicialmente imaginou.
4. “Qual é o prazo que quero a entrega?”
Por fim, a quarta pergunta crucial é: Qual é o prazo para a execução? A expressão “agora” pode ser muito relativa. Para algumas pessoas, “agora” significa imediatamente, enquanto para outras, pode significar depois que terminarem outras tarefas. Portanto, especifique claramente o prazo para evitar mal-entendidos e garantir que a tarefa seja concluída no tempo necessário.
Aplicando essas 4 perguntas ao delegar qualquer tarefa, você dará a clareza necessária para que a pessoa executante saiba exatamente o que você precisa e para quando. Isso não só melhora a eficiência, mas também reduz significativamente a frustração com entregas mal realizadas.
Conclusão: Comunicação clara é a chave para uma delegação eficaz. Certifique-se de detalhar o que quer, explicar a importância, definir o resultado esperado e estabelecer um prazo. Assim, você aumentará as chances de sucesso nas tarefas delegadas e diminuirá a frustração tanto para você quanto para quem executa as tarefas.
